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Zeit- und Selbstmanagement im Homeoffice

Wenn man erstmalig von zuhause aus arbeitet, kann es schon mal ein wenig dauern bis man sich sein Homeoffice eingerichtet hat und das eigene Zeit- und Selbstmanagement soweit organisiert ist, dass man nicht da und dort Zeit verliert, ausreichend Pausen macht und die Arbeitszeit nicht ins unermessliche ausgedehnt wird, weil man nicht den richtigen Zeitpunkt findet, aus dem „Büro“ zu gehen. Natürlich kann es uns in der aktuellen Situation noch ein wenig schwerer fallen als es sonst der Fall wäre, deshalb finden Sie im Folgenden Tipps, die Sie bei der Umsetzung unterstützen können:

PRIORITÄTEN SETZEN MIT DER ABC-METHODE

Die ABC-Methode gehört zu den klassischen Werkzeugen des Zeitmanagements und dient der Planung und Entscheidungsfindung. Sie zielt darauf ab, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu priorisieren. Mit Hilfe der ABC-Methode ist es möglich, das „Wesentliche“ vom „Unwesentlichen“ zu trennen und unverhältnismäßige Anstrengungen zu vermeiden.
Hierbei unterteilt diese Technik die zu erledigenden Aufgaben in drei Kategorien: A, B und C.

  • Aufgaben der Kategorie A sind hierbei als „sehr wichtig oder dringlich“ zu betrachten, Kategorie B für „wichtige oder dringliche“ Aufgaben und „C“ für all jene Dinge, die „weniger wichtig oder weniger dringlich“ sind.
  • Die ABC-Methode eignet sich vor allem bei der Tagesplanung, konkret bei der Frage „Was ist HEUTE wichtig?“. Sie hat allerdings den Nachteil, dass spontan dazugekommene Aufgaben schwer zu integrieren sind. D.h. sind Einflüsse von außen nicht zu erwarten, eignet sich diese Methode hervorragend dazu, die Prioritäten für den jeweiligen Tag zu bestimmen.

RESSOURCEN SCHONEN MIT DEM PARETO-PRINZIP

Das Pareto-Prinzip (oder „80/20-Prinzip“) besagt, dass Sie mit 20 Prozent des Aufwandes bereits 80 Prozent des Ergebnisses erreichen können. Um die fehlenden 20 Prozent zu erreichen, benötigen Sie allerdings 80 Prozent des Aufwandes. Bei diesem Prinzip besteht die Herausforderung darin, die entscheidenden 20 Prozent des Aufwandes identifizieren zu können. Besonders bei neuen Aufgaben und Projekten ist das relativ schwierig.
Gleichzeitig ist das Pareto-Prinzip ein Hilfsmittel im Umgang mit Perfektionismus. Häufig reichen nämlich bereits 80 Prozent des Ergebnisses, um den Chef oder den Kunden zufriedenzustellen.

Natürlich sind dies nur ungefähre Werte zur Orientierung – wichtig ist das Prinzip dahinter. Eine Herausforderung in der Anwendung im Arbeitsalltag entsteht dadurch, dass wir oft nicht genau wissen, welches denn die 20 entscheidenden Prozent wirklich sind.

Wichtig zu beachten sind folgende zentralen Überlegungen:

  • Überlegen Sie sich bereits im Vorfeld, wie viel Prozent Sie liefern müssen, was wirklich wichtig ist. Was muss auf jeden Fall sein? Natürlich gibt es Aufgaben, die perfekt erledigt werden müssen, dies gilt aber nicht für alle Aufgaben.
  • Überlegen Sie sich dann, welche die wichtigsten Schritte sind, um an das gewünschte Ergebnis zu kommen.
  • Die 80-20-Regel ist v.a. dann eine gute Lösung, wenn viele Dinge auf einmal zu erledigen sind und Sie wenig Zeit dafür haben. Sie ist darüber hinaus sinnvoll, wenn nicht unbedingt eine perfekte Leistung gefragt ist, sondern es vor allem darum geht, dass eine Aufgabe erledigt wird.

ZEITEINTEILUNG MIT DER POMODORO-TECHNIK

Ein wichtiges Ziel der Technik ist das Verringern interner (Abschweifen) und externer (Mails, Telefon, Social Media,…) Unterbrechungen und das effektive, zeitlich begrenzte Arbeiten. Die Pomodoro-Technik eignet sich besonders dann, wenn Sie eher kleinteilige Aufgaben zu tun haben. Sie hilft Ihnen, Blöcke hochfokussierter Arbeit im Wechsel mit smart gesetzten Pausen einzurichten.
Die Vorgehensweise dieser Technik besteht insgesamt aus fünf Schritten:

  • Alle Aufgaben formulieren, die Sie in einem Block erledigen möchten.
  • Den Kurzzeitwecker auf 25 Minuten stellen.
  • Die Aufgabe fokussiert bearbeiten, bis der Wecker klingelt.
  • Fünf Minuten Pause machen.
  • Nach drei oder vier Pomodori eine längere Pause (20-30 Min.) machen. Sobald ein Pomodoro erledigt ist, wird er durchgestrichen. Das wiederum fördert die Motivation.

DIE NOT-TO-DO-LISTE

Neben der klassischen To-Do-Liste können Sie sich auch einmal am Gegenteil versuchen: Dinge aufzuschreiben, die Sie auf keinen Fall tun möchten und somit eine sogenannte Not-To-Do-Liste anfertigen. Mit diesen beiden Listen sehen Sie dann noch klarer, welche Aufgaben wirklich Ihre Aufmerksamkeit verdienen – und welche Sie getrost zur Seite schieben können.

  • Es ist hilfreich darüber nachzudenken, welche Tätigkeiten am Tag sehr viel Zeit beanspruchen und welche nicht so wichtig sind, dass sie diesen Verbrauch an zeitlichen Ressourcen rechtfertigen könnten. Diese Tätigkeiten sind nun zu finden und in diese Liste einzutragen.
  • Hängen sie diese neue Liste gut sichtbar in Ihrem „Arbeitsumfeld“ auf. Ein gelegentlicher oder zufälliger Blick erinnert dann daran, dass diese Aufgaben nicht bedeut-sam sind.
  • Die Not-To-Do-Liste wirkt besonders gut gegen schlechte Angewohnheiten, denn alles, was uns am produktiven Arbeiten hindert, wird bewusst gemacht und gemieden.